Change Management használati útmutató

Üdvözöljük a Változáskezelő app használati útmutatójában. Az alkalmazás az IATF (International Automotive Task Force) által meghatározott változáskezelési eljárásokat valósítja meg digitális formában, a 6M alapelvei szerint — modern és környezetbarát alternatívát kínálva a hagyományos papíralapú megoldások helyett.

A digitális dokumentumkezelés számos előnnyel jár a papíralapú rendszerekhez képest:

• Hozzáférhetőség és kényelem — A digitális dokumentumok bárhonnan és bármikor elérhetők internetkapcsolattal, azonnali hozzáférést biztosítva a szükséges információkhoz.
• Környezetvédelem — A papíralapú dokumentáció jelentős környezeti terhet jelent a nyomtatás és a papírhasználat miatt; a digitális megoldás ezt csökkenti.
• Biztonság és adatvédelem — A digitális dokumentumokat könnyebb védeni a jogosulatlan hozzáféréstől, és egyszerűbb a biztonsági mentés és a helyreállítás is.
• Egyszerűsített folyamatkezelés — A változások nyomon követése, jóváhagyása és dokumentálása átláthatóbb, ami csökkenti az emberi hibák lehetőségét.
• Skálázhatóság és rugalmasság — A rendszer könnyen bővíthető, és alkalmazkodik a vállalat növekvő igényeihez.

Az útmutató részletesen bemutatja, hogyan használhatja ki az app minden előnyét.

Az alábbi ábra az app működési mechanizmusát szemlélteti — kezdésként tekintsük át ezt.

Első lépésként az app működéséhez szükséges beállításokat kell elvégezni. Ezek az adatok vezérlik az appot, a helyes működéshez elengedhetetlenek. A beállítási lépések a következők:

1. Területek definiálása — Meg kell határozni azokat a területeket a vállalaton belül, ahol a változáskezelést alkalmazni szeretnénk.
2. Szervezetek meghatározása — Azok a szervezetek, amelyeket be kívánunk vonni a változáskezelésbe.
3. Felhasználók definiálása — Kinek van döntési és adminisztrációs jogosultsága, és ki hozza meg a végső döntést. Végső döntéshozói jogkörrel területenként csak egy felhasználó rendelkezhet.
4. Belső feladatok meghatározása — Azok a feladatok, amelyek nincsenek benne a 6M mátrix által meghatározott feladatokban, de szükségesek a változás bevezetéséhez.
5. Változás kategóriák felépítése — Minden lehetséges változást be kell sorolni egy kategóriába. Ezekhez rendelhetők majd az APQP által meghatározott feladatok.
6. 6M mátrix meghatározása — A változás kategóriához hozzá kell rendelni, milyen akciókat kell elvégezni a bevezetéshez.

A rendszer hét dokumentumállapotot kezel aszerint, hogy a dokumentum készültségi foka hol jár. Az ábrán ezekből hat látszik; a hetedik a „lezárt" állapot.

Új dokumentum indításakor kötelezően definiálni kell a változás típusát, hatályát, az érintett területet és a változás kategóriáját. A rendszer a beállítások alapján generálja a feladatlistákat és a döntési listákat. A belső döntési folyamat listája a felhasználó beállítása táblából épül fel — aki ott az érintett területhez hozzá van rendelve, az hozhat döntést. A 6M mátrix akciók feladatlistája a 6M akciók táblából, a belső feladatlista pedig a belső feladatok táblából generálódik.

Miután a kérelmező kitöltötte az alapadatokat és meghatározta a változás tárgyát, elindíthatja a döntési folyamatot. A folyamat lépései:

1. A belső döntési folyamat elvégzése.
2. A 6M mátrix alapján meghatározott feladatok elvégzése és az evidenciák feltöltése.
3. A 6M mátrix által meghatározott feladatok ellenőrzése.
4. A vevői jóváhagyási kérelem kiküldése, ha szükséges.
5. A belső feladatlistában meghatározott feladatok elvégzése.
6. Ezek után a dokumentum élő, azaz aktív státuszú lesz.
7. A bevezetés után már csak a PDCA ellenőrzés marad hátra: itt kell ellenőrizni a bevezetett változás hatékonyságát.

Az appot célszerű olyan felhasználónak telepítenie, aki foglalkozik változáskezeléssel és az app adminisztrációjával. Az első telepítés során a telepítő automatikusan elvégzi az alábbiakat:

• A telepítést végző felhasználót regisztrálja a felhasználók közé, adminisztrátorként.
• Létrehozza a CHGM nevű számozási kört a dokumentumok sorszámozásához.
• Ezt a számozási kört beállítja a dokumentum számozási körének.
• Az ideiglenes dokumentumok maximális érvényességét 90 napra állítja.
• A feladat-várólista tételekhez hozzáadja az ütemezett feladatokat végző codeunit futtatását irányító feladatot.

Általános beállítások

Ezeket az IATF katalógus szám kivételével a rendszer beállítja telepítéskor; ha változtatni szeretne, itt teheti meg. Az IATF katalógus számot Önnek kell megadnia.

A „belső levelezés engedélyezése" kapcsoló kikapcsolásával letiltható az értesítő levelek küldése. Ez a beállítás nem vonatkozik a vevő felé küldendő jóváhagyási kérelmekre: azokat mindenképp az appból kell kiküldeni, mert a rendszernek háttérbeállításokat kell kezelnie, és tudnia kell, hogy a kérelem ki van-e küldve.

Az „ideiglenes dokumentum érvényessége" mezővel szabályozható az ideiglenes dokumentumok lejárati ideje, napokban megadva. A „PDCA ellenőrzés időtartama" azt az időszakot jelöli, amely alatt a bevezetett változás hatékonyságát ellenőrizni kell — a rendszer az itt megadott dátumképlet alapján számolja ki a határidőt, akkor, amikor a dokumentum aktív státuszba kerül.

Automatikus feladatvégrehajtás

A „jóváhagyási kérelem automatikus küldés" bekapcsolásával a rendszer magától kiküldi a vevőnek az értesítő levelet a változásról. Ha ezt kikapcsolja, a kérelmet egy menüpont kiválasztásával küldheti el. A vevő kartonjának legalján kell beállítani azokat az e-mail-címeket, ahová a változási kérelem megy.

Az „ideiglenes dokumentumok automatikus lezárása" bekapcsolásával a rendszer magától lezárja a lejárt ideiglenes változáskérőket. Az „értesítés küldése a lejárt ideiglenes dokumentumokról" bekapcsolása esetén minden hétfőn reggel értesítést kap minden felhasználó, aki a change management user setupban regisztrálva van — feltéve, hogy van lejárt ideiglenes dokumentum. Ha ezen a beállításon változtatni kíván, azt a feladat-várólista tételekben teheti meg.

Business Central URL

Az itt beállított linket a rendszer hozzáfűzi az értesítő levelekhez.

E-mail beállítások — vevői jóváhagyási kérelem

Itt állítható be annak a levélnek a tárgya és törzse, amelyben a vevőt értesítjük a változásról. Javasolt ezt átnézni és a megfelelő tördeléseket elvégezni.

A csatolmányok beállítása részben szabályozható, mely feltöltött dokumentumok menjenek ki a változásértesítővel. A PCN és a Waiver minden esetben kiküldésre kerül, hiszen ezeken kell a vevőt értesíteni. A „változáskérő dokumentum küldés" bekapcsolásával maga a változáskérő dokumentuma is kimegy — az, amely a Jelentések → Dokumentum nyomtatása menüvel készül el.

E-mail beállítások — belső levelezés

Ebben a részben konfigurálható a rendszer belső használatú leveleinek tárgya és szövege. Telepítés után itt is célszerű a tördeléseket elvégezni.

Dokumentumadatok behelyettesítése a levelekbe

A levelek szövegébe behelyettesíthetők a dokumentum egyes adatai: ha a „levéltörzs" részben %n kifejezést használ, ahol n egy egész szám 1 és 9 között, a következő adatok kerülnek a levélbe:

• %1 — Dokumentum száma
• %2 — Kérelmező neve
• %3 — A BC belépési oldalának linkje
• %4 — Terület
• %5 — Azonosító
• %6 — Gépcsoport
• %7 — Ideiglenes dokumentum esetén az érvényesség
• %8 — Gyártási rendelés szám
• %9 — Vevő neve

Terület beállítás

Segítségével definiálhatók a termelési részegységek — például szerelősor, festőüzem, forgácsolóüzem. A terület kódja legfeljebb 10 karakter, a leírás 50 karakter lehet.

Szervezet beállítás

Segítségével definiálhatók a szervezeti részegységek — például termelés, terméktervezés, folyamattervezés, karbantartás. A szervezet kódja legfeljebb 10 karakter lehet, és csak betűket tartalmazhat; a leírás 50 karakter.

Felhasználó beállítás

Itt definiálhatók azok a felhasználók, akiknek döntéshozatali és/vagy adminisztrációs jogosultságuk van.

Ide azokat a felhasználókat kell felvenni, akiknek döntéshozatali jogosultságuk lesz, illetve azt a vezetőt — területenként egyet —, aki a végső döntéshozó. Az app úgy épül fel, hogy a dokumentummal kapcsolatban minden itt felsorolt személynek döntést kell hoznia területenként; ez lesz a belső döntési lista alapja.

Mindenkinek be kell állítani egy helyettesítő felhasználót is, aki jogosult dönteni a helyettesített személy helyett. A felhasználók e-mail-címét is meg kell adni, mert ide mennek a rendszer értesítő levelei.

Ha a felhasználónak döntési jogosultsága van, a „döntéshozó" jelölőt kell bepipálni; ha végső döntéshozatali jogosultsága van, a „végső döntéshozó" jelölőt. Adminisztrációs jogosultsághoz a „6M mátrix adminisztrátor" jelölő tartozik — ez engedélyezi a beállítások, a feladatlisták és a 6M mátrix szerkesztését. Felhasználót a törlés gombbal lehet eltávolítani.

Belső feladatok meghatározása

Itt kell azokat a feladatokat definiálni, amelyek nincsenek benne a 6M mátrix feladataiban, viszont szükségesek ahhoz, hogy a dokumentum aktív státuszba kerüljön — ilyen lehet például anyag- vagy műveletváltozás esetén a gyártási rendelések frissítése. Ezeket a feladatokat a vevői elfogadás megérkezése után kell elvégeznie a felelősnek. A feladatokat területenként és szervezetenként kell csoportosítani; a változáskérő lapjának utolsó részében jelennek meg, és csak akkor érhetők el, ha a vevői jóváhagyás megtörtént vagy nem szükséges.

A „feladat leírása" részben kell megfogalmazni a feladatot, beállítani, melyik területhez tartozik, melyik a felelős szervezet, és ki a feladat elvégzésével megbízott személy. A „feladat időtartam" részben egy dátumképlet adható meg, amely a feladat határidejét határozza meg.

KPI regisztráció

Itt vehetők fel azok a KPI-ok, amelyekkel a változás bevezetése után ellenőrizhető a bevezetett változás hatékonysága.

Mivel az alkalmazás beállítása hosszú időt vehet igénybe, lehetőség van demó adatok behelyezésére a „demó adatok generálása" gombbal. Ez néhány változás kategóriát, szervezetet, területet és mátrix akciót hoz létre. A funkció csak az app demó verziójában érhető el.

Az adattörlés funkció a következő táblákból törli az összes adatot — szintén csak a demó verzióban érhető el:

• Változáskérések
• Belső feladatlisták
• Döntési lista
• Mátrix akció lista
• PDCA akció lista

A liszenckulcs importálása a beállítások „liszenc" része alatt lehetséges. A kulcs egy szöveges állomány .lic kiterjesztéssel, amely az előfizetett időszakot azonosítja.

Telepítés után az app bemutató üzemmódban működik: legfeljebb 50 változáskérő készíthető vele, időkorlát nélkül. Éles használathoz előfizetés szükséges, amely mellett semmilyen működés nincs korlátozva.

Ha az előfizetés lejár és az app nincs újra aktiválva, az addig létrehozott dokumentumok továbbra is szerkeszthetők és olvashatók — egy megkezdett folyamat tehát végigvihető —, új kérelmet viszont csak az előfizetés meghosszabbítása után lehet indítani.

Előfizetéshez a forgalmazóval kötött szoftver-szállítási megállapodás szükséges, amely a használati feltételeket tartalmazza. A kulcs elkészítéséhez az app appID-jét kell megadni; ezt a beállítások „liszenc" része alatt találja (piros keret a lenti képen).

Telepítés után a következő feladatokat kell elvégezni:

• El kell indítani az app feladat-várólista tételét, ellenkező esetben az automatizált feladatok nem futnak.
• Ellenőrizni kell, hogy a Business Central be van-e konfigurálva levelek kiküldésére.

A feladat-várólista tételek ellenőrzése

A BC keresőmezőjébe írja be: „feladat várólista tételek", majd indítsa el a feladatkezelőt.

Indítás után valami hasonlónak kell megjelennie:

Ellenőrizze, hogy a „change request task scheduler" nevű bejegyzés állapota „kész"-e. Ha nem, lépjen be a kartonra, és a fenti menüben nyomja meg a restart gombot.

Ez a feladat minden nap reggel 6-kor fut, és ellenőrzi, van-e a rendszerben lejárt ideiglenes dokumentum, majd a fent tárgyalt beállítások alapján végzi el a dolgát.

A levelezés beállításainak ellenőrzése

Ha engedélyezve van a levélküldés az appból, a Business Centralban konfigurálva kell lennie egy e-mail fióknak. Ezt az „email accounts" keresőmezőbe írásával ellenőrizheti. Ha az oldalon nincs beállítva semmi, kérje a rendszergazda segítségét.

Telepítés után írja be a keresőmezőbe a „change management" kulcsszavakat. Két találat jelenik meg; a listanézetre lesz szükség. Ezt célszerű könyvjelzők közé tenni — további oldalneveket nem kell megjegyezni, mert innen minden funkció elérhető az app menürendszerén keresztül.

A listanézetben a létrehozott dokumentumok alapadatai láthatók. A dokumentum számára kattintva megnyitható a dokumentum. A pirossal bekeretezett gombokkal a dokumentum státuszára lehet szűrni. Az „actions" menüben (zöld keret) a következő csoportok érhetők el:

• 6M mátrix — a 6M mátrixszal és a változás kategóriákkal kapcsolatos funkciók.
• Segédeszközök — innen érhető el az app beállítása.
• Jelentések — dokumentumnyomtatás és statisztika.

Az „új" gombbal hozható létre új dokumentum, a törlés gombbal pedig — megfelelő jogosultsággal — törölhető (bíbor keret).

Indítsa el a 6M mátrixot az alábbi menüvel.

A változás kategóriát az „új kategória hozzáadása" gombra kattintva lehet felvinni.

Mivel a változáskérelem lehet végleges vagy ideiglenes, a változás kategóriát célszerű mindkét típushoz rögzíteni. A kategóriakódot érdemes valamilyen logika szerint felépíteni: a lenti képen például a kód első három karaktere a változás hatályát reprezentálja, majd ezt követi a kategória rövidítése (MAT = material scope, SUPPCH = supplier change → MATSUPPCH). Egy adott kategóriakódot minden területhez fel kell vinni.

Ha megvannak a kategóriakódok, importálni kell őket a 6M mátrixba, hogy feladatokat lehessen hozzájuk rendelni. Zárja be a kategóriák oldalát, és a mátrix oldalán nyomja meg a „kategória importálás" gombot (piros keret a lenti képen).

Importálás után a fentihez hasonló listát kell kapnia, azzal a különbséggel, hogy még egyik változás kategóriához sincs akció rendelve. A következő lépés, hogy minden kategóriához hozzárendeli a szükséges akciókat a megfelelő jelölő bepipálásával. Az „összes feladat időtartama" oszlopban egy dátumképletet kell megadni arra vonatkozóan, mennyi idő alatt kell minden feladatnak elkészülnie — ezt az értéket veszi figyelembe a rendszer a határidő számításánál.

Ha a kategóriákon változtatni szeretne, a „kategória hozzáadása" gombbal teheti meg. A módosítás után zárja be a kategóriák ablakát, és a mátrix főoldalán használja a „kategóriák szinkronizálása" gombot (zöld keret). Ez minden adatot szinkronizál a kategóriák adatbázisával, és nem törli a meglévő adatokat.

Miután minden kategóriához hozzárendelte a megfelelő akciókat, a rendszer készen áll a használatra. A következő fejezetben egy példán keresztül látja majd a működését.

Az app listanézetében az „új" gombbal hozható létre új dokumentum. Az oldal kilenc részre osztható.

• Alapadatok — a változáskérő dokumentum alapadatai.
• Aktuális szabályozás — annak a régi szabályozásnak a leírása, amelyet változtatni szeretnénk.
• A javasolt változás leírása
• Költségvonzat — a változás becsült költsége.
• Belső döntés — azok a felhasználók, akik a megadott területhez tartoznak és döntési jogkörrel rendelkeznek.
• Info panel — információk a dokumentumról.
• Akciók a 6M mátrix alapján — a változás kategóriához a 6M mátrixon hozzárendelt feladatok.
• Belső feladatlista — azok a feladatok, amelyek nincsenek a 6M mátrixban, de szükségesek a változás végrehajtásához.
• PDCA ellenőrzési lista — a beállításokban definiált KPI-lista, amellyel a bevezetett változás hatékonysága ellenőrizhető.

Új dokumentumot az alapadatok kitöltésével kell kezdeni. A dokumentum számát a rendszer automatikusan adja, csak ki kell lépni a mezőből. A „státusz" nem szerkeszthető: ezt a rendszer kezeli a készültségi foknak megfelelően.

A változás típusa lehet ideiglenes vagy végleges. Ideiglenes változásnál meg kell adni az időtartamot, ami legfeljebb annyi nap lehet, amennyit a beállításoknál megadtunk. A „terület" annak az egységnek a kódja, amelyre a változáskérő vonatkozik — ez a belső döntési lista összeállításának alapja. A „kategória kód" határozza meg, milyen kategóriába tartozik a változás; ez az alapja az „akciók a 6M mátrix alapján" feladatlistának. A „hatály", „kérelmező" és „létrehozás" mezőket a rendszer kezeli; a hatály értéke a megadott kategóriakódtól függ.

A döntési és feladatlisták a „terület" és a „kategóriakód" mezők elhagyása után épülnek fel, és a tartalmuk ezektől függ. Ha a változás cikkspecifikus, megadható a „cikkszám"; ha gyártási rendelést érint, a „gyártási rendelés" mezőbe írható annak száma. A „leírás" mezőbe megjegyzés írható, a „gépcsoport" mezőbe pedig az érintett gépcsoport száma.

A „vevő neve" megadása akkor kötelező, ha a változás vevői jóváhagyás köteles — azaz a 6M mátrixban waiver vagy PCN elkészítése be van jelölve az adott kategóriához. A „vevői cikkszámot" a rendszer automatikusan kikeresi, ha megadtuk a saját cikkszámunkat. Az alapadatok közül kötelező kitölteni:

• Terület
• Változás kategória
• Vevő neve, ha a változás vevői jóváhagyás köteles (ha nincs kitöltve, de szükséges, a rendszer figyelmeztet).

Ha a vevő kartonján nincs beállítva a kapcsolati levelezési cím, a képernyő bal felső részén figyelmeztetés jelenik meg, ahonnan a „vevőkarton futtatása" linkre kattintva elérhető a vevő kartonja, és kényelmesen beállítható az e-mail-cím.

Ha az alapadatok megvannak, a változás leírásait és a költségvonzatot kell megadni. A költségvonzat azt mutatja meg, mennyi a változás többletköltsége vagy költségmegtakarítása a termék egységére vetítve: negatív szám költségmegtakarítást, pozitív többletköltséget jelent.

A fenti példában egy olyan dokumentumot készítettünk, amely egy alapanyag beszállítójának cseréjét dokumentálja. Látható, hogy a döntési és feladatlisták már megvannak, és az info panel tartalma is megváltozott. A dokumentum még „előkészítés" állapotban van: a döntési folyamatot a létrehozónak kell elindítania. Előbb azonban nézzük át a jobb oldali info panelt.

Az info panel a dokumentum állapotáról ad tájékoztatást, és igyekszik minden kapcsolódó adatot összefoglalni. A dokumentum száma alatt látható a készültségi fok százalékban, az elvégzendő és a már kész feladatok száma, az érintett terület és a változás kategória megnevezése. Kiderül belőle a dokumentum állapota, hogy kell-e vevői jóváhagyás és ha igen, elküldték-e már, hogy a belső értesítések kimentek-e, ki volt a végső döntéshozó, milyen döntést hozott és mikor.

A feltöltött csatolmányokról is látható információ. Ezek azok a specifikációk, mérési eredmények és tesztjelentések, amelyeket a 6M mátrixban a változás kategóriához rendeltünk. A példánkban hat dokumentumot kell feltölteni: egy DFMEA-t, egy control plant, egy csomagolási specifikációt, a tesztgyártás reportját, egy appearance approval reportot és végül a PCN-t. Feltöltés után a „nincs csatolt dokumentum" felirat helyén a fájl neve jelenik meg, és az info panelen rákattintva le is tölthető.

Ha a vevő válaszolt, a válaszát szintén fel kell tölteni; feltöltéskor lehet nyilatkozni arról, hogy elfogadták-e a kérelmet. Ha nem, a dokumentum „lezárt" állapotba kerül; ha igen, a folyamat mehet tovább. A panel legalsó részén négy csempe áll, amelyek a feladatlistákat nyitják meg — bennük a még el nem végzett feladatok láthatók, és mindenki csak a sajátjait látja. A csempéken szereplő számok az adott felhasználó nyitott feladatait mutatják.

Folytassuk a dokumentum feldolgozását: indítsuk el a jóváhagyási folyamatot a fenti gombbal (F2 gyorsbillentyűvel is működik). A folyamat eltarthat egy kis ideig, mert ilyenkor küldi ki a rendszer a belső értesítő leveleket, ha azok engedélyezve vannak.

A jóváhagyás elindítása után a fejrész, a változások leírása és a költségvonzat már nem szerkeszthető. A rendszer üzenettel jelzi az indítás végét, a dokumentum státusza „jóváhagyás alatt"-ra vált, a belső jóváhagyási lista pedig szerkeszthetővé válik azok számára, akiknek van döntési jogosultságuk.

A következő lépés végigvinni a dokumentumot a belső döntési láncon: az adott területen belül minden szervezeti egységnek meg kell hoznia a saját döntését.

A listában látható, ki jogosult döntéshozatalra és kik a helyettesítő személyek — csak ők tudják módosítani a döntést. A pirossal kiemelt sor a végső döntéshozóé, akinek akkor kell döntenie, amikor már minden szervezet meghozta a sajátját. Ha a végső döntéshozó elutasítja a dokumentumot, az „lezárt" állapotba kerül.

Ha a belső döntési lista kész, elérhetővé válik a 6M mátrix feladatlistája. A döntés kártyaoldalon is szerkeszthető, ha ez kényelmesebb: ehhez a „tételszámra" kell kattintani.

Amikor minden szervezet meghozta a döntését, a rendszer belső értesítő e-mailt küld a végső döntéshozónak. A teljesen kész lista így néz ki:

A végső döntés után válik elérhetővé a 6M mátrix akció lista. Megfigyelhető, hogy a dokumentum elkészítésekor a határidők még üresek: a rendszer akkor számolja ki őket, amikor az adott lista elérhetővé válik a dokumentumon.

Mielőtt folytatnánk, vessünk egy pillantást az info panelre.

Következő lépésként el kell készíteni a mátrix akció lista feladatait és dokumentumait. Ezeket a „csatolmány műveletek" menücsoport alá kell feltölteni. Csak azok a menüpontok aktívak, amelyek relevánsak a dokumentum számára — ha például rajzmódosítás nincs előírva, a rajz feltöltése menü inaktív lesz. Feltöltés után az info panelen követhető, mi van már fent és mi nincs.

A rendszer addig nem engedi a feladatot készre állítani, amíg a megfelelő dokumentumot fel nem töltötték. Vannak azonban olyan feladatok, amelyekhez nem kell dokumentum:

• Darabjegyzék módosítás
• Műveletterv módosítás
• Új cikk regisztráció

A linkek megnyitásával a dokumentumok letölthetők. Pirossal az a dokumentum jelenik meg, amelyet a vevői elfogadáshoz kötelezően be kell nyújtani. A 6M mátrix akció lista ekkor így alakul:

A következő pont az elvégzett feladatok ellenőrzése. Ellenőrzésre bárki jogosult, aki a területhez döntéshozóként fel van véve — a saját feladatát azonban senki nem ellenőrizheti. Az ellenőrzést az „akció ellenőrizve" oszlop jelölőjének kipipálásával kell jelezni. Ha az ellenőr nem fogadja el az elvégzett feladatot, az indoklását az „ellenőr megjegyzés" oszlopba kell beírnia, majd a bal oldali legördülő menü „akció elutasítás" pontjával utasíthatja el.

Ilyenkor a felelősnek újra el kell végeznie az érintett feladatot. A lenti képen egy elutasított feladat látható.

Amikor minden feladat ellenőrzése befejeződött, kiküldhető a jóváhagyási kérelem a vevőnek — automatikusan vagy kézzel, az appból. A kérelem egy levél, amelyet a rendszer a feltöltött dokumentumokból állít össze a beállításoknak megfelelően. Kézi küldés esetén a „jóváhagyási kérelem küldése a vevőnek" menüvel indítható. Ekkor a dokumentum „vevői jóváhagyás alatt" állapotúra vált, és addig nem enged tovább, amíg a vevő válasza fel nem kerül a „vevői döntés dokumentuma" menüvel. A feltöltés után a rendszer rákérdez a vevői döntés eredményére, és ennek megfelelően állítja a dokumentum állapotát.

Ha pozitív válasz érkezett, elérhetővé válnak a belső feladatlisták; ha ezeket a felelősük elvégzi, a dokumentum aktív státuszba kerül. Negatív válasz esetén a dokumentum lezárásra kerül. A kész belső feladatlista így néz ki:

Ez a lista a bevezetett változás hatékonyságának ellenőrzésére szolgál. Minden új dokumentum létrehozásakor a rendszer a beállításokban megadott KPI-ok szerint elkészít egy ellenőrzőlistát.

Amíg a dokumentum állapota nem „aktív", a „régi érték" mezőben megadhatók a kiválasztott KPI-ok változás előtti értékei. Előfordul, hogy nem minden KPI-t használunk az ellenőrzés során — ilyenkor a nem használt sorok törölhetők, szintén csak az „aktív" állapot előtt. A törlés funkció a PDCA ellenőrző lista felirat melletti menüből érhető el.

Miután kiválasztottuk a szükséges KPI-okat és megadtuk a változás előtti értékeket, valami ilyesmit kell látnunk:

Amikor a dokumentum „aktív" státuszba kerül, a „régi érték" mező már nem szerkeszthető, viszont hozzáférhetővé válik az „új érték", a „megjegyzés" és a „PDCA kész" oszlop — és a rendszer ekkor számolja ki a határidőt is. Innentől végezhető el az ellenőrzés. Ha egy sorral végzett, pipálja be a „PDCA ellenőrzés kész" jelölőt; ezután a sor már nem szerkeszthető. Ha kényelmesebb, az adott sor kártyaoldalán is dolgozhat, a sorszám mezőben lévő számra kattintva.

A PDCA ellenőrzéshez kapcsolódó egyéb dokumentumok is feltölthetők: használja a „műveletek" menü PDCA csoportjának „Dokumentum feltöltése" pontját. A menü csak a dokumentum „aktív" státuszában érhető el.

Ideiglenes dokumentum lezárása

Ezzel a menüponttal lezárhatók a lejárt ideiglenes dokumentumok.

Dokumentum másolása

Bármelyik dokumentumról készíthető másolat a „dokumentum műveletek" → „dokumentum másolása" menüvel. Akkor hasznos, ha több olyan változáskérőt kell indítani, amelyek csak kismértékben térnek el. A másolt dokumentum „prepare" státuszú lesz, és a már ismertetett módon kell kezelni.

Belső feladatlista újraimportálása

Ezzel a menüponttal újra beimportálható a belső feladatlista.

KPI lista újraimportálása

Ezzel a menüponttal újra beimportálható a KPI lista.

A feladatlisták célja, hogy a bejelentkezett felhasználó egyszerűen ellenőrizhesse az esetleges feladatait. Elérhetők bármelyik változáskérő dokumentum info paneljéről, illetve a következő szerepkör-főoldalakról:

• Eladási rendelések feldolgozása
• Könyvelő szerepkör főoldal
• Gépkezelő szerepkör főoldal
• Termeléstervező szerepkör főoldal
• Project manager szerepkör főoldal
• Beszerzési manager szerepkör főoldal

A listákon csak a bejelentkezett felhasználóhoz tartozó, nyitott feladatok láthatók. Kivétel az ellenőrizendő akciók listája: ebben minden nyitott ellenőrzési feladat megjelenik, mert ez nem felhasználóhoz, hanem felhasználói jogosultsághoz kötött.

A listák határidő szerint vannak rendezve, és színkódokat is alkalmaznak: ha a feladat határideje lejárt, a sor piros, kövér betűtípussal jelenik meg; ha a lejárati dátum egy héten belül van, akkor kék, kövér betűtípussal.

• Nyitott akciók (felelős) — a 6M mátrixban meghatározott nyitott feladatok, ahol az adott felhasználó a felelős. A határidő nélküli tételeket is tartalmazza.
• Nyitott belső feladatok (felelős) — a nyitott belső feladatok, a határidő nélküli tételekkel együtt.
• Nyitott akciók (helyettes) — a nyitott 6M mátrix feladatok, ahol az adott felhasználó a helyettesítő.
• Ellenőrizendő akciók — az ellenőrzésre váró akciók. Ez a lista nincs felhasználóra szűrve, mert az ellenőrzés feltétele csak az, hogy a felhasználó regisztrálva legyen a területhez.
• PDCA ellenőrző lista — a be nem fejezett PDCA ellenőrzések. Csak a határidővel rendelkező tételek jelennek meg.

Előfordulhat, hogy egy tételnél még nincs határidő. Ez azért van, mert a rendszer a határidőt akkor számolja ki, amikor az adott feladatlista elérhetővé válik a változáskérelemben — vagyis a változáskérő még nincs abban az állapotban. A lenti képen egy ilyen példa látható.

Feladatlisták az info panelen

Az info panelen lévő csempékkel is elérhetők a feladatlisták.

A Jelentések menücsoport alatt három riport érhető el:

• Dokumentum nyomtatása — a változáskérő dokumentum nyomtatható változata.
• Statisztika — kimutatás a változáskérésekről a megadott időszakra.
• Beállítás összesítő — minden beállítás egy helyen: a felvitt feladatok, a változás kategóriák, a területek, a szervezeti egységek és a regisztrált felhasználók egy-egy táblázatban.